¿Tienes problemas con tu vida personal o de pareja? ¡Podemos ayudarte! Escríbenos aquí contándonos tu caso, y nosotros publicaremos un artículo con consejos y ayuda para tí.
Productividad Trabajo y Carrera Profesional

Delegar Trabajo: ¿Qué Cosas Deberías Delegar y Que Cosas No?

Aquí hay un hecho: Puede que hayas oído hablar mucho de la importancia de delegar el trabajo. Pero si eres un nuevo líder o gerente, no será todo diversión y juegos. Como todo en la vida, la delegación no es fácil a menos que se haga de la manera correcta. Es muy probable que te enfrentes a muchos obstáculos inesperados. Y tristemente, no hay forma de evitarlos. Ninguna circunstancia en la vida te va a resultar fácil sólo porque no tienes experiencia.

Por suerte, puedes enfrentarte a estos obstáculos muy fácilmente si eres lo suficientemente inteligente para aprender. Aprende de tus errores, de tu entorno y de esta publicación.

Hoy encontrarán la respuesta a una de las preguntas más frecuentes de los nuevos delegados: ¿Qué delegar y qué no?

Lo creas o no, este es un paso crucial en el proceso de delegar el trabajo. Así que, ¡lean este artículo para aclarar todas sus confusiones al respecto!

Tareas que siempre puedes delegar

Cuando se está entrando en la delegación, es bastante común sentir que se está delegando demasiado trabajo. Los gerentes inexpertos suelen sentir que están sobrecargando a sus empleados, regalando sus propias tareas, o pidiendo a sus subordinados que hagan lo que no es su trabajo.

Aunque todas estas preocupaciones son 100% válidas y siempre deben evitarse, pueden impedir que delegues el trabajo que tiene que ser distribuido entre tu equipo.

Esto frustra el propósito de la delegación, incluso si eres consciente de cómo delegar tareas de forma efectiva.

Aquí hay algunas tareas que siempre debes delegar. Sin embargo, razona contigo mismo de acuerdo al entorno de tu lugar de trabajo para tomar la decisión final.

1. Tareas repetitivas

Cada oficina tiene una buena parte de unos pocos proyectos que son recurrentes y repetitivos.

Ahora bien, estos trabajos son siempre los mismos o incluso con una ligera variación, requieren un proceso de trabajo y un conjunto de habilidades similares. Por ejemplo, la auditoría, el presupuesto, la planificación de eventos, etc.

Estas tareas tienen que hacerse todos los días, semanalmente, quincenalmente o mensualmente. El problema aquí es que aunque estos trabajos son rápidos y fáciles, un gerente está perdiendo el tiempo haciéndolos.

Siempre debe delegar proyectos como estos para poder ahorrar mucho de su precioso tiempo a largo plazo.

Simultáneamente, puedes entrenar a tus subordinados a la perfección para trabajos como estos. Con la práctica regular, tus subordinados pueden empezar a trabajar en el nivel 5 de delegación, que es donde los empleados pueden trabajar de forma independiente.

El hecho de que quiera o no clasificar los proyectos anuales en esta categoría depende de la frecuencia con que se promueva o sustituya a los empleados de su organización. Si las mismas personas van a hacer el trabajo durante 3 o 4 años por lo menos, es mejor entrenarlas para ello.

2. Trabajo que consume tiempo

Una de las características más destacadas de la delegación es que ayuda a ahorrar tiempo. Por lo tanto, sólo es correcto si delegas el trabajo que te ocupará demasiado tiempo.

En lugar de pasar una semana en un proyecto, deberías pasar unas horas explicando el trabajo a tus subordinados y dejar que ellos se hagan cargo.

De esta manera, no sólo despejará su propio horario, sino que también hará el trabajo más rápido. Como la delegación consiste en distribuir el trabajo entre un equipo, más personas pueden trabajar juntas en un proyecto simultáneamente. Esto reducirá una gran parte del trabajo que se realiza.

Lo que significa que si hay tareas que llevan tiempo pero tienen un plazo corto, siempre hay que delegarlas. Es un método fácil y a prueba de tontos para marcar grandes proyectos en su lista de tareas!

3. Proyectos que mejoran las habilidades básicas

Mientras delega el trabajo, no debe olvidar que como líder o gerente, también debe fomentar las habilidades de sus subordinados.

Ciertos proyectos son demasiado complicados para las personas que no tienen las habilidades para hacer el trabajo. Sin embargo, algunos retos son una forma saludable de animar a su equipo a ampliar su conjunto de habilidades.

Si no ofreces oportunidades, tu equipo nunca crecerá. Y eso es un gran fracaso como líder de gestión.

4. Lo que sea que esté más allá de la descripción de su trabajo

Cada persona en una organización tiene una descripción de trabajo definida. Estos son los deberes que la persona tiene que cumplir.

Como líder, usted también tendrá una descripción de trabajo, y no tiene que hacer nada más allá de ella a menos que no haya nadie más capacitado para hacerlo.

Idealmente, cualquier cosa que no sea parte de la descripción del trabajo debe ser delegada. Esto no se hace con intenciones egoístas. En cambio, es importante hacerlo, o de lo contrario no tendrás suficiente tiempo para cumplir las tareas que son realmente parte de tu trabajo.

Las cosas que están fuera de la descripción de tu trabajo son generalmente tareas que pueden ser hechas fácilmente por tu equipo. Incluso si se enfrentan a dificultades, sólo debes ofrecer ayuda y asistencia en lugar de asumir todo el trabajo.

5. Tareas interesantes

Mantener a los empleados interesados en lo que hacen es un trabajo difícil que un gerente debe hacer.

Para mantener los niveles de motivación altos, debería delegar un trabajo más divertido. Las cosas que sus empleados disfrutarán haciendo, déjelos.

Así, por ejemplo, si has notado que tu equipo disfruta de las tareas al aire libre, asígnales trabajos que requieran que se hagan fuera de tus oficinas. Otras tareas interesantes son la investigación de campo, la planificación de eventos, etc.

6. Trabajo en el que tus subordinados están más capacitados

Sólo porque dirijas a un grupo de personas no significa que tengas todas las habilidades que ellos no tienen.

Puede que haya algo en lo que tus subordinados sean mucho mejores. Por ejemplo, puede que no estés muy orientado a la tecnología, pero alguien en tu equipo podría estarlo.

Por lo tanto, los trabajos que requieren habilidades en las que alguien de tu equipo es mejor, siempre deben ser delegados. No lo tomes como algo personal o lo conviertas en una cuestión de ego.

Tareas que nunca debes delegar

Generalmente, una vez que un gerente se siente cómodo delegando el trabajo, todas las preocupaciones que antes estaban allí se desvanecen. Aunque eso es algo bueno, algunos líderes pueden empezar a ignorar esos asuntos por completo. Pueden delegar en exceso y asignar tareas que no están en la descripción del trabajo de los subordinados. A veces, los gerentes delegan todas las tareas y se quedan con mucho tiempo libre.

Para evitar que esto suceda, nunca debe delegar las tareas con la siguiente naturaleza. Sin embargo, la decisión final depende de la naturaleza de la tarea exacta y de su lugar de trabajo.

1. Trabajo que toma mucho tiempo explicar

Imagina pasar 3 horas explicando algo que tú mismo podrías haber hecho en 30 minutos.

Eso derrota toda la esencia de la delegación, ¿no es así?

Así que si algo necesita una explicación profunda y tiene un largo manual de instrucciones aunque la tarea en sí no sea tan elaborada, tu mejor apuesta es evitar delegar. Del mismo modo, si crees que puedes hacer un trabajo más rápido por ti mismo, hazlo.

2. Trabajos confidenciales

Ciertos asuntos no pueden ser puestos en manos de los empleados.

Los trabajos de alta prioridad y confidenciales nunca deben ser delegados. Estas tareas son muy importantes, así que su experiencia debería ser útil. Además, asignar tales trabajos al equipo puede llevar a una violación de la privacidad y otros asuntos similares.

Las tareas de toma de decisiones como las evaluaciones, la contratación de empleados y otras cosas similares también entran en la misma categoría.

3. Gestión de crisis

Cada organización tiene que planear para el peor de los casos. Tales decisiones son de gran importancia. No puedes arriesgarte a dejar que tu equipo, que por lo general tiene menos experiencia que tú, tome estas decisiones.

Debes planear y desarrollar para el futuro de tu organización tú mismo. Los subordinados no están en posición de hacer estos trabajos debido a la falta de su exposición y nivel de responsabilidad.

4. Tareas aburridas

Como se mencionó anteriormente, hay que mantener a los empleados interesados y muy motivados.

Las tareas aburridas pueden desmotivar a los empleados. Quitan el entusiasmo que eventualmente reduce la calidad de la producción.

Mantén las tareas aburridas para ti mismo. Este es un sacrificio que tendrás que hacer para mantener la moral de tu equipo.

5. Trabajo muy específico

Esto sólo es aplicable a un trabajo que ya está dividido en una pequeña tarea. Hay poco o ningún espacio para la creatividad, y las instrucciones son muy detalladas y exactas.

Ahora, las expectativas son producir un resultado que es exactamente lo que se pide. Dado que tales tareas son demasiado específicas, sólo una persona debe hacerlo.

Si un proyecto como este se delega, hay una alta probabilidad de una ligera variación en los resultados causada por los subordinados individuales. Por lo tanto, la mejor opción es que haga tareas como estas por su cuenta.

En Conclusión

Al final, depende de ti cómo examinas cada escenario.

Puede haber excepciones en las que tendrás que ir en contra de las sugerencias mencionadas. Pero, en su mayor parte, estas son bastante universales.

Así que, ¡comienza tu viaje de delegación de trabajo con éxito usando estos consejos de hoy!

Acerca del Autor

Staff

Staff es el equipo de YokiPost, donde nuestra misión es servir y traer la mejor información posible, consejos, experiencias y opiniones en esta página. Queremos ayudar a nuestra comunidad a mejorar su vida, ofreciendoles la mejor orientación posible.

Agregar un Comentario

Clic Aqui para Publicar un Comentario